Surat tagihan seringkali ditemukan ketika seseorang terlambat atau sudah masuk jatuh tempo dalam melakukan pembayaran. Surat tagihan ini bisa ditujukan untuk perorangan maupun instansi dan perusahaan tergantung dengan kebutuhan dari surat itu sendiri.
Apa Itu Surat Tagihan?
Surat Tagihan adalah sebuah dokumen tertulis yang dibuat oleh penjual atau pemilik usaha kepada para pelanggannya. Tujuan dari pengiriman surat ini adalah untuk mendapatkan pembayaran atas jasa ataupun produk yang telah diberikan sebelumnya namun belum dibayarkan oleh pihak pelanggan.
Biasanya, surat tagihan akan dikirimkan setelah pembayaran melewati tanggal jatuh tempo. Namun, ada juga pemilik usaha yang mengirimkan dokumen tertulis ini sebelum tanggal jatuh tempo (beberapa hari sebelum terakhir pembayaran). Pengiriman surat tagihan ini bisa dilakukan kapan saja karena tidak ada regulasi untuk memberikannya.
Penagihan Intensif
Pasti tidak sedikit anda menemukan pelanggan yang seringkali telat dalam membayar tagihan, entah dengan sengaja ataupun tidak. Pelanggan yang seringkali terlambat melunasi tagihan harus diberikan peringatan, dengan memberikan surat penagihan secara intensif.
Terdapat 5 surat penagihan yang dapat dikirimkan kepada pelanggan apabila telat melakukan pelunasan pembayara. Surat-surat tersebut diberikan dengan waktu yang berbeda, yaitu:
- Initial Reminder (Dikirim seminggu sebelum jatuh tempo)
- Second Reminder (Dikirim pada saat hari jatuh tempo)
- Third Reminder (Dikirim seminggu setelah jatuh tempo)
- Fourth Reminder (Dikirim dua minggu setelah jatuh tempo)
- Final Reminder (Dikirim sebulan setelah jatuh tempo)
Setiap surat tagihan yang dikirimkan memiliki tingkatan yang berbeda. Semakin lama pelunasan, maka semakin intens saja dokumen tertulis tersebut diberikan oleh pihak penjual kepada pelanggan.
Contoh Surat Tagihan
Berikut adalah contoh surat tagihan pembayaran yang baik dan benar:
sumber: contohsurat.co
Cara Lain Penagihan
Tidak perusahaan setuju dengan keputusan menggunakan Surat Tagihan untuk mengingatkan pelanggan. Terdapat cara lain untuk mengingatkan pembayaran kepada pelanggan, yaitu dengan membuat Invoice online yang nantinya akan dikirimkan ke pelanggan dalam bentuk email
Penjelasan tentang pengertian dan contoh surat tagihan pembayaran diatas, diharapkan dapat membantu anda untuk dapat membuat surat tagihan pembayaran dengan baik dan benar, sehingga tidak terkesan menyudutkan pelanggan.
