Di dalam dunia bisnis dan perdagangan kita sering mengenal yang namanya proforma invoice. Invoice didefinisikan sebagai dokumen yang dipakai untuk menyatakan tagihan yang harus dibayar customer. Atau dengan kata lain sering disebut sebagai catatan transaksi. Sementara yang dimaksud dengan proforma invoice adalah faktur yang disediakan sebelum penyediaan barang atau jasa. Pada artinya faktur ini nantinya dipakai sebagai faktur pengganti sementara. Sebab dalam hal ini barang yang diterima pembeli akan dikirimkan dengan cara bertahap atau proses terpisah.
Proforma invoice ini dikirim kepada customer sebelum menerima produk. Fungsi dan kegunaan dari proforma invoice adalah melayani pelanggan dalam transaksi. Selain itu memungkinkan customer bisa melihat perkiraan transaksi. Seperti biaya pengiriman, biaya produk, dan biaya pemrosesan. Dengan kata lain, proforma invoice merupakan jenis faktur sementara yang diberikan sebelum barang diserahkan secara keseluruhan.
Unsur Yang Tercantum Dalam Proforma Invoice
Di dalam faktur proforma umumnya akan mencakup berbagai macam unsur seperti di bawah ini:
- Nama dan deskripsi layanan atau produk.
- Harga, rabat (bila ada), tarif pajak, kuantitas, jumlah pajak, jumlah total.
- Nomor rekening bank dan rincian pembayarannya.
- Tanggal faktur proforma dan juga tanggal jatuh tempo bila telah disetujui.
- Selain itu dilengkapi dengan berbagai macam detail lain yang penting untuk pembeli termasuk juga disertakan info penjualan dan pemasaran.
Faktur proforma ini dikeluarkan kemudian dikirimkan ke pelanggan lebih awal dari faktur pada umumnya dan juga kuitansi sebelum penjualan dan pembayaran. Sebab faktur proforma akan lebih condong ke proposal penjualan. Ini artinya penjualan masih dalam proses mungkin atau bisa saja tidak mungkin terjadi.
Perbedaan Invoice dan Proforma Invoice
Yang membedakan antara invoice dan proforma invoice adalah kegunaannya. Ttransaksi invoice berupa piutang sementara proforma invoice merupakan transaksi pencatatan yang masih dalam bentuk draft dan harus dikonfirmasi untuk sebuah invoice. Untuk bisa mengetahui perbedaan antara invoice dan proforma invoice maka dibawah ini kami sampaikan ketentuan serta fungsi dari invoice dan proforma invoice. Dengan melihat berbagai macam ketentuan dan fungsi dari keduanya, maka anda akan mengetahui perbedaannya.
Ketentuan dan Fungsi Invoice
Invoice berfungsi sebagai informasi atas jasa ataupun barang yang telah dipesan pelanggan. Selain itu, berfungsi pula sebagai sumber informasi nilai tagihan dan juga termin pembayaran yang sekiranya harus dilunasi oleh pihak pelanggan. Dalam invoice, pelanggan bisa memperbaiki barang dan jasa serta nilai yang dibeli. Fungsi invoice juga menjadi rujukan yang sah bila barang atau jasa yang tercatat hendak dijual kepada pihak lain. Rujukan ini sebagai faktur pajak dalam kasus-kasus tertentu. Selain itu rujukan yang sah ini juga bisa untuk memasukkan transaksi dalam pembukuan keuangan.
Ketentuan dan Fungsi Proforma Invoice
Berbeda dengan invoice, proforma invoice memiliki ketentuan dan fungsi sebagai faktur ringkasan atau perkiraan yang telah dikirim oleh pihak penjual kepada pelanggan sebelum barang dikirim. Fungsi proforma invoice adalah mencatat jenis dan juga jumlah barang yang telah dipesan. Informasi penting lain seperti biaya kirim, berat barang dan nilai barang. Faktur proforma umumnya dipakai sebagai faktur sementara yang dilengkapi dengan kutipan. Proforma invoice ini berbeda dengan faktur biasa, sebab ini bukan tagihan atau penagihan untuk pembayaran.
Hal mendasar yang paling umum yang menjadi perbedaan antara invoice dan proforma invoice yaitu dilihat dari proses pembuatan pencatatan transaksi. Sebab invoice adalah bentuk piutang sementara proforma invoice adalah sebuah transaksi pencatatan yang berupa draft dan perlu adanya konfirmasi lagi untuk menjadi invoice.
