Kata Procurement dan Purchasing sering kali membingungkan masyarakat, karena sulit membedakannya. Memang keduanya saling berkaitan, namun tetap memiliki makna yang berbeda. Procurement dan Purchasing saling berkaitan, karena kedua hal ini merupakan bagian dari proses transaksi. Lalu, apa perbedaan diantara keduanya? Mari simak penjelasan lebih lengkapnya.
Pengertian Procurement
Secara umum, Procurement merupakan proses keseluruhan dari pengadaan atau pembelian itu sendiri, atau dapat juga disebut Procure-to-Pay. Proses Procurement terdiri dari, pembelian barang (Purchasing), dilanjutkan ke proses pengawasan agar proses pembelian berjalan lancar (Expediting) dan diakhiri dengan memastikan barang agar sampai tepat di tujuan (Traffic).
Pembelian dalam jumlah besar akan membutuhkan Procurement yang diikuti dengan beberapa proses. Setiap perusahaan diharuskan untuk mengikuti proses tersebut agar pembelian barang dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan prosedur.
Proses Procurement
Proses pengadaan barang terdiri dalam beberapa tahap. Berikut tahap-tahap pengadaan barang dan penjelasannya:
- Requirement Determination
Pada langkah awal, perusahaan akan membuat permintaan atas barang yang mereka butuhkan. Pembelian barang akan dilakukan berdasarkan SOP permintaan barang dari masing-masing perusahaan. - Source Determination
Setelah proses permintaan barang dilakukan, perusahaan akan mencari pemasok barang ataupun jasa. Mereka akan membuat inquiry document kepada pihak penyedia barang atau jasa. - Vendor Selection
Setelah perusahaan menemukan pemasok yang pas, selanjutnya akan dilakukan negosiasi hingga terjadi kesepakatan antara pihak pembeli dan pemasok. - Order Processing
Kemudian, pihak perusahaan akan membuat purchase order yang sudah sah dan diberikan kepada pihak pemasok untuk diproses. - Purchase Order Monitoring
Pihak pembeli akan melakukan pemantauan agar proses pembelian berjalan lancar. - Goods Receipt
Barang akan selesai dikirimkan sesuai dengan purchase order yang telah dibuat sebelumnya. - Payment
Setelah barang diterima, bagian keuangan dari perusahaan tersebut akan melakukan pembayaran kepada pemasok barang sesuai dengan kesepakatan.
Pengertian Purchasing
Purchasing sendiri, merupakan salah satu bagian dari proses Procurement seperti yang bisa dilihat dari tahapan Procurement di atas. Singkatnya, Purchasing merupakan proses pembelian barang atau jasa dimana perusahaan akan membeli barang dengan meminta penawaran vendor, negosiasi, membuat PO, menerima barang dan melakukan pembayaran.
Hal yang paling penting dalam proses Purchasing adalah anggaran (budget). Sebab, agar bisa bernegosiasi dengan baik, seorang pembeli harus tahu seberapa besar anggaran yang dimiliki perusahaan untuk membeli barang atau jasa tersebut.
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Tidak seperti Procurement, Purchasing bisa dilakukan sendiri tanpa perlu melakukan expediting dan traffic jika hanya untuk pengadaan barang dalam jumlah yang kecil. Hal ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang ingin membeli sejumlah barang untuk keperluan kantor.
Demikian perbedaan antara Procurement dan Purchasing. Semoga pejelasan tentang pegertian Procurement dan Purchasing di atas dapat membantu agar masyarakat tahu batasan arti di antara kedua kata tersebut.
