Quotation dan Invoice seringkali digunakan dalam transaksi jual beli, sehingga banyak masyarakat yang dibuat bingung akan perbedaan antara Quotation dengan Invoice. Keduaanya sama-sama digunakan dalam proses bertransaksi, namun baik Quotation maupun Invoice memiliki fungsi yang berbeda. Untuk itu, setiap pelaku bisnis perlu mengerti fungsi dari kedua hal tersebut dengan benar agar terhindar dari kesalahan.
Perbedaan Quotation dengan Invoice
Dalam bisnis B2B, keduanya sama-sama digunakan. Perbedaan antara keduanya dapat dilihat dari fungsinya. Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah mereka membuat permintaan kepada suatu perusahaan penyedia barang ataupun jasa. Surat penawaran tersebut berisikan harga barang atau jasa yang diminta dalam transaksi tersebut.
Quotation berisikan harga barang atau jasa yang telah diminta sebelumnya, juga kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ditulis dalam satuan dan jumlah. Selain itu, quotation juga tertera identitas perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi mengenai pembayaran berupa nomor rekening.
Invoice adalah sebuah surat permintaan atau surat penagihan untuk melakukan pembayaran. Surat ini merupakan komitmen antara penjual dan pembeli tentang tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilakukan.
Umumnya, Invoice berisi informasi yang hampir sama dengan Quotation, namun perbedaannya adalah, Invoice diberikan di akhir transaksi atau pada saat barang sudah diterima oleh perusahaan. Invoice akan diberikan ketika barang telah diterima atau layanan jasa telah selesai. Hal ini merupakan bukti akan terjadinya transaksi antara pembeli dan penjual mengenai barang atau jasa yang diberikan.
Walaupun berbeda, Quotation dan Invoice juga memiliki kesamaan yaitu, tanda tangan, meterai dan logo perusahaan. Hal ini merupakan elemen tambahan yang ditambahkan kedalam quotation atau invoice untuk mengesahkan surat tersebut sekaligus menegaskan jika transaksi berjalan dengan serius.
Peran Quotation dan Invoice dalam Transaksi
Quotation dan Invoice sama-sama berperan penting dalam transaksi pembelian. Perbedaan antara keduanya hanya terlihat dari fungsi dan penggunaannya dalam sebuah transaksi.
Awalnya, perusahaan akan mengajukan permintaan mengenai suatu barang. Setelah itu, mereka akan mencari supplier yang tepat untuk mereka. Dalam proses ini, mereka akan mencari pemasok dengan harga serta penawaran yang pas.
Setelah itu, perusahaan akan mengajukan permintaan mengenai sebuah barang. Disinilah, pihak supplier akan memberikan quotation yang berisi jenis dan jumlah barang, harga satuan dari setiap barang dan jumlah harga dari barang yang diberikan.
Setelah barang diterima, pihak penerima akan melakukan pengecekan pada barang tersebut. Biasanya, mereka akan mengecek kondisi barang dan kuantitas barang. Jika sesuai dengan permintaan maka, pihak supplier akan membuatkan invoice untuk diberikan kepada pihak penerima.
Perusahaan yang menerimanya akan membayar sesuai dengan tagihan yang telah dibuat. Setelah itu, pihak supplier akan memberikan dokumen atau tanda terima pembelian seperti kwitansi yang berisi mengenai pembayaran barang yang sudah lunas.
Setelah mengetahui pengertian Quotation dan Invoice, semoga Anda dapat lebih mudah untuk membedakannya, agar tidak terjadi kesalahan saat mengirimkan dokumen yang berhubungan dengan transaksi.
